Modelos de gestión en servicios de Facility Managemen

 

Opinión │ Presidente de IFMA España.

Publicado por FAMASE el 16/07/2015 (ESP)




Es cierto que vivimos en una sociedad cambiante en donde la tecnología, las nuevas formas de trabajo, las nuevas generaciones y la misma crisis económica, nos han obligado a estar constantemente estudiando y desarrollando mejores modelos de gestión.



Es cierto que vivimos en una sociedad cambiante en donde la tecnología, las nuevas formas de trabajo, las nuevas generaciones y la misma crisis económica, nos han obligado a estar constantemente estudiando y desarrollando mejores modelos de gestión. De esta manera, obtenemos las herramientas necesarias para ser mucho más estratégicos, aportar mayor valor a la organización y, si es posible, generar mayores ahorros y conseguir que la actividad de la compañía y el confort de los empleados sea el adecuado.



Si observamos cómo se están contratando los servicios en la actualidad, en la mayoría de los inmuebles vemos que estamos conviviendo con dos modelos diferentes. Por una parte, el modelo basado en la contratación de medios, que serían todos aquellos contratos de corta o media duración en donde se paga por la mano de obra e insumos necesarios para llevar a cabo las funciones previstas, sea cual sea el servicio contratado.



Y por otra parte, tendríamos la contratación de servicios por resultado, en donde los gestores o clientes finales y sus proveedores de servicios adoptan, de por sí, modelos estratégicos de Facility Management. En estos modelos se acuerdan previamente unos niveles de servicio adecuados, se fijan unos indicadores estratégicos de gestión y otro sin fin de acciones que permiten al cliente final estar mucho más al tanto de cómo se está llevando a cabo la actividad, monitorizar las acciones de mejora continua y tener un mayor control del gasto.



Al proveedor le facilita el poder implantar mejoras tecnológicas, con el fin de ser mucho más eficiente y ajustarse mejor a los requerimientos finales del cliente, formar a su plantilla para que aporte mucho más de lo que es el servicio en sí y crear esa relación win–win,  en la que cliente y proveedor se convierten en partners. Este hecho conlleva a que este tipo de contratos se pacten a una mayor escala temporal a la que habitualmente estamos acostumbrados. Ello es debido a que todas estas inversiones en tecnología e innovación requieren mayores tiempos de amortización. Esta mayor duración del contrato lo es todavía más en el caso de contratos de eficiencia energética y sostenibilidad, en donde nos iríamos ya a acuerdos de más de 10 años.



Mercados maduros



Mirando a nuestro alrededor, la tendencia en otros países es la de contratar servicios de FM bajo el modelo de resultados. Hablamos en este caso de países más desarrollados, en donde, coincidencia o no, el Facility Management tiene un nivel de implantación mucho mayor, tanto en el sector público como en el privado.



En estos países, la fórmula de contratar medios ha caído casi completamente en desuso, dado que estos procedimientos, habitualmente de corto plazo, no aportan valor en el tiempo, no generan evolución en el mercado, no permiten un efectivo ahorro de costes y nos siguen encorsetando y anclando en el pasado. Son mercados mucho más maduros que el nuestro y nos van mostrando el camino hacia mejores modelos de contratación y gestión.



Una de las principales barreras que normalmente nos encontramos a la hora de implantar contratos de resultados son los convenios colectivos, que impiden flexibilizar los recursos para adaptarlos a la demanda y en demasiadas ocasiones nos obligan a seguir implantando contratos de corta duración, que no permiten al proveedor invertir globalmente para optimizar recursos.



En ocasiones, los mismos procedimientos de las empresas lo limitan o impiden y, con frecuencia, el factor precio es el que prevalece durante el proceso de licitación. O también puede ocurrir que el departamento de compras o el financiero sean quienes asuman el liderazgo en el proceso de adjudicación de contratos, siendo un poco más conservadores en el proceso y sin tener en cuenta al departamento de Facility Management, que es el que tiene que asumir su gestión posteriormente (contratación de sueños para gestionar pesadillas). Puede suceder, también, que sea el mismo cliente el que defina cuáles son los medios necesarios para llevar a cabo el servicio, dejando un poco maniatado al proveedor y limitándolo solo a una simple provisión.



No hay que olvidar que en este tipo de contratos, sean del tipo que sean, se tiende a contratar cierta cantidad de medios para garantizar los resultados finales, con lo cual, en muchos casos, el principal componente del coste es el de las personas. Pero cuanto más maduro esté el mercado, los agentes intentarán adaptarse mejor a los requerimientos de cada cliente y aportar todo su conocimiento y experiencia profesional para convertirse en un actor más dentro de cada organización. Entonces ahí sí iremos a modelos mucho más colaborativos, de especialización, de aportación de valor y mucha mayor rentabilidad, tanto para la empresa en la que se trabaja, como para ellos mismos.



Los proveedores de servicios son profesionales en cada una de sus áreas y debemos dejarles hacer su trabajo de la mejor forma posible. Las empresas contratantes no pueden decirle a su proveedor qué o cómo tiene que hacer las cosas, es decir, no podemos ser pacientes y médicos al mismo tiempo. El proveedor debe tener toda la información posible y completamente clara, para que puedan hacer adecuadamente su trabajo o, por lo menos, lo que se espera de ellos, porque esa confianza genera valor y compromiso.



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